Một trong những pháp nhân mà công ty nước ngoài hoặc nhà đầu tư nước ngoài có thể thành lập tại Việt Nam là văn phòng đại diện. Đây là loại hình công ty là một cách hiệu quả cho các công ty nước ngoài hoặc các nhà đầu tư mong muốn được phân tích các xu hướng thị trường tại Việt Nam .
Như vậy, văn phòng đại diện cho phép một pháp nhân nước ngoài có mặt tại thị trường Việt Nam trước khi thành lập công ty có vốn nước ngoài ở trong nước.
Mặc dù dễ thành lập hơn nhưng văn phòng đại diện tại Việt Nam có chức năng hạn chế đáng kể và một số hạn chế chính so với công ty trách nhiệm hữu hạn có vốn đầu tư nước ngoài.
Văn phòng đại diện chỉ có thể quảng bá sản phẩm của công ty mẹ , kiểm tra và giám sát chất lượng sản phẩm, đồng thời tham gia phổ biến thông tin.
Không được phép tham gia vào bất kỳ hoạt động thương mại nào tạo ra lợi nhuận tại Việt Nam. Bên cạnh đó, văn phòng đại diện chỉ được giao dịch với khách hàng của công ty mẹ.
Với mục tiêu cung cấp hỗ trợ và hiểu biết sâu sắc cho tất cả các nhà đầu tư nước ngoài có mong muốn khởi nghiệp tại Việt Nam, Tư vấn Kim Cương sẽ tóm tắt tất cả các yêu cầu liên quan, quy trình, các hoạt động được phép, cũng như các hoạt động bị hạn chế của văn phòng đại diện.
Đủ điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Chỉ riêng tại Thành phố Hồ Chí Minh, có thể tìm thấy 10.000 văn phòng đại diện nước ngoài (RO) tại thành phố đang phát triển mạnh mẽ này của Việt Nam. Số lượng đại diện gần như giống nhau có thể nằm ở thủ đô Hà Nội, Bình Dương và Đồng Nai.
Do việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là để khảo sát thị trường và tham gia vào các hoạt động xúc tiến hoặc nâng cao năng lực, nên quy trình thành lập tương đối ít phức tạp hơn .
Tuy nhiên, có một số yêu cầu mà các công ty nước ngoài cần phải đáp ứng:
- Theo Luật Thương mại tại Việt Nam, công ty thương mại quốc tế hoặc thương nhân nước ngoài được phép đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Các công ty nước ngoài sẽ phải xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
- Công ty mẹ nước ngoài cần có con dấu có ghi tên văn phòng đại diện trên đó.
- Pháp luật Việt Nam yêu cầu công ty nước ngoài phải có cơ sở hợp pháp và hoạt động ít nhất một năm mới được đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam.
- Chỉ công ty nước ngoài hoạt động kinh doanh có hiệu quả mới được phép đặt văn phòng đại diện.
- Chỉ một công ty nước ngoài trong lĩnh vực hoặc thị trường có nhu cầu thực sự .
Các hoạt động bị hạn chế
Văn phòng đại diện mặc dù là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ, nhưng theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện không được phép tham gia vào các hoạt động sau:
- Tham gia vào các hoạt động tạo ra lợi nhuận và tạo thu nhập. Các hoạt động này bao gồm các giao dịch mua bán và các hoạt động giao dịch trực tiếp – từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành một dự án.
- Nhận đơn đặt hàng từ bất kỳ cá nhân hoặc công ty.
- Điều phối việc mua bán thay mặt công ty mẹ.
- Đàm phán, ký kết và giao kết hợp đồng , nộp hồ sơ dự thầu và giải quyết khiếu nại.
- Xuất hóa đơn . Tất cả các hóa đơn được phát hành phải thuộc công ty mẹ ở nước ngoài.
- Mua, đặt hàng hoặc thanh toán hàng hóa thay mặt cho công ty mẹ.
- Cung cấp các dịch vụ sau bán hàng liên quan đến một dịch vụ hoặc sản phẩm do công ty mẹ cung cấp.
- Thực hiện các hoạt động với tư cách là đại lý giữa khách hàng và công ty mẹ của khách hàng.
Nếu một văn phòng đại diện tham gia vào các hoạt động khác không được phép tại Việt Nam, ví dụ như mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ thay mặt cho công ty mẹ, thì sẽ bị coi là vi phạm pháp luật.
Nếu điều này xảy ra, các công ty nước ngoài có thể bị phạt , cũng như Việt Nam đánh thuế đối với tất cả thu nhập nhận được trong nước.
Hoạt động kinh doanh được phép
Là văn phòng đại diện tại Việt Nam, bạn chỉ có vai trò hỗ trợ cho công ty mẹ với các hoạt động được phép sau đây theo Luật Việt Nam:
- Hoạt động nhằm mục đích nghiên cứu và khảo sát thị trường.
- Để tìm kiếm cơ hội đầu tư và đối tác.
- Thuê văn phòng và địa điểm đặt văn phòng đại diện.
- Mua hoặc thuê phương tiện, thiết bị phục vụ hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Để thúc đẩy công ty mẹ.
- Để tìm kiếm nhà phân phối và khảo sát hàng hóa.
- Để đưa ra một kế hoạch kinh doanh hoặc thâm nhập thị trường ban đầu.
- Tuyển dụng nhân viên trong và ngoài nước làm việc cho công ty đại diện.
- Giám sát quá trình ký kết hợp đồng với các đối tác Việt Nam.
- Mở tài khoản ngân hàng phục vụ mục đích hoạt động của văn phòng đại diện, chẳng hạn như bảng lương của nhân viên.
Nghĩa vụ của văn phòng đại diện tại Việt Nam
- Nộp phí, lệ phí, thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Báo cáo công tác và hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
- Tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm xã hội của chính phủ Việt Nam.
- Tuân thủ các quy định về thuế thu nhập cá nhân bằng cách đăng ký mã số thuế của nhân viên và nộp báo cáo thuế.
- Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định khác như luật phòng, chống rửa tiền, luật thương mại tại Việt Nam.
- Gửi báo cáo hàng năm cho bộ phận cấp phép.
Ghi chú cuối cùng
Mặc dù văn phòng đại diện tại Việt Nam chịu nhiều hạn chế khác nhau, nhưng hoạt động nghiên cứu thị trường và nhận biết thương hiệu của văn phòng đại diện đã góp phần giúp công ty mẹ dễ dàng thâm nhập thị trường. Liên hệ với chúng tôi ngày hôm nay để đăng ký thành lập văn phòng đại diện hoặc tìm hiểu thêm dịch vụ đăng ký thành lập công ty vốn nước ngoài, tại đây.